Инвентаризация как прием фактического контроля

Контроль, основанный на использовании только приемов документального контроля, по существу сводился бы к проверке бухгалтерских документов и учетных регистров, а не к всестороннему изучению всей производственной и финансово-хозяйственной деятельности организации и предприятий. Поэтому одним из этапов контроля является определение фактического состояния контролируемого объекта, которое невозможно осуществить без использования приемов фактического контроля. Как было отмечено ранее, документальный и фактический контроль дополняют друг друга, а их приемы используются в комплексе при осуществлении контрольных процедур. Одним из приемов фактического контроля является инвентаризация.

Инвентаризация - это снятие фактических остатков денежных средств, материальных ценностей, расчетов на определенную дату и сопоставление полученных результатов с данными бухгалтерского учета.

М. А. Снитко различает «инвентаризации полные, когда проверяются все виды средств и источников, и частичные (выборочные), когда проверкой охватываются только их отдельные виды».

По способу проверки средств инвентаризации бывают сплошные и выборочные. При сплошной инвентаризации проверяют все виды материальных ценностей, имеющихся в подотчете у определенного материально ответственного лица; при выборочной проверяется наличие только отдельных наименований ценностей. Как правило, контрольная проверка качества проводимых инвентаризаций осуществляется путем проведения выборочных инвентаризаций. Характерной особенностью инвентаризаций, проводимых в ходе комплексной ревизии, является их внезапный и выборочный характер. Выбор объектов для инвентаризации обусловлен конкретными задачами ревизии и состоянием внутрихозяйственного контроля за деятельностью отдельных материально ответственных лиц. При проведении инвентаризации материальных ценностей на предприятии руководствуются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Министерства финансов Республики Беларусь № 54 (с последующими изменениями и дополнениями).

Без инвентаризации невозможно дать объективную оценку сохранности имущества, определить действительные потери сырья и материалов при их хранении и перевозках в пределах норм естественной убыли, ущерб, причиненный недостачами, растратами и другими злоупотреблениями. Она также используется для определения изъятого имущества по подложным документам, завышения цен и других неправомерных действий должностных лиц. Инвентаризации, в основном проводятся с целью уточнения данных бухгалтерского учета. Причина расхождения реального положения дел с данными текущего учета кроется в том, что при наблюдении, изменении, при арифметических подсчетах и записях в документах и регистрах могут быть допущены непреднамеренные ошибки.

Для проведения инвентаризации на ОАО «Белфа» приказом руководителя предприятия назначается комиссии. В состав инвентаризационной комиссии входят руководители подразделений, начальники цехов, объектов, отделов, служб, инженера, мастера, бригадиры, директора непроизводственных служб. Члены комиссии имеют высшее, средне-специальное, среднее образование. В функции этой комиссии входит проведение инструктажа членов рабочих инвентаризационных комиссий, а также осуществление контроля качества проводимой инвентаризационной работы. Контроль за исполнением приказов на предприятии возложен на начальника бюро учета материалов и себестоимости, заместителей и главного бухгалтера. Приказ или распоряжение о проведении инвентаризации вручается председателю комиссии не ранее чем за два-три часа до ее начала. Перед началом инвентаризации комиссия должна получить от материально ответственных лиц подписку в том, что все документы ими сданы в бухгалтерию, а материальные ценности оприходованы. Затем в присутствии материально ответственных лиц и членов комиссии проверяется поштучно наличие всех видов средств, а их наименование и количество записывается в инвентаризационные описи (приложение К ). Инвентаризационные описи составляются в двух экземплярах (трех, если осуществляется передача материальных ценностей), подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, в конце каждой описи материально ответственные лица письменно подтверждают, что все поименованные в ней ценности проверены комиссией в их присутствии и с учетом этого они не имеют претензий к членам комиссии. Одновременно материально ответственные лица дают расписку о принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение. В случае выявления расхождений по количеству и сумме устанавливается предварительный результат и инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию для составления сличительной ведомости (приложение Л ). После проведения взаимозачета недостающих ценностей излишними (при наличии оснований для этого и на основании письменного распоряжения руководителя организации) списывается недостача ценностей в пределах норм естественной убыли в том случае, если после проведения взаимозачета все же имеется недостача материальных ценностей. Окончательные недостача или излишки отражаются на счетах бухгалтерского учета в установленном порядке по результатам их рассмотрения постоянно действующей инвентаризационной комиссией. При применении последовательно всех названных мероприятий обеспечивается высокое качество инвентаризаций.