Информационные технологии, используемые в процессе управления финансовой деятельностью ОАО «Пензадизельмаш»

Рис. 3.1. Дерево целей и подцелей задачи по учету операций по кассе

Задача учета и контроля операций по кассе решается посредством использования программы «1С - Бухгалтерия 7.7».

Рассмотрим информационные ресурсы, используемые в процессе автоматизации решения задачи учета и контроля операций по кассе.

К информационному обеспечению задачи относятся все входные (первичные) и выходные (результирующие) документы, а также использующиеся в задаче справочники и классификаторы (условно-постоянная информация).

Вся входная информация разделяется на:

входную оперативную;

входную условно-постоянную.

Входная оперативная информация - это информация разового пользования, условно-постоянная - многоразового использования (справочники, нормы, нормативы и т.д.).

К входным документам относятся - приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер.

Поступление наличных денег в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО - 1) (рис 3.11).

При поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета предприятия следует предварительно подавать заявку, в которой указывается наименование предприятия, номер расчетного счета, а также дату получения денежных средств и запрашиваемую сумму.

Право на получение денежных средств с расчетного счета оформляется предприятием посредством выписки денежного чека. Чеки сброшюрованы в чековую книжку, которые предприятие получает в уполномоченном банке на основе специального заявления.

При поступлении денежных средств в кассу предприятия от покупателей и заказчиков основанием является счет-фактура на отгруженный товар или счет на предварительную оплату под предстоящую отгрузку товара покупателям.

Поступление денежных средств в кассу организации в виде возврата подотчетных сумм осуществляется на основании авансового отчета. В авансовом отчете отражается сумма денежных средств, выданная подотчетному лицу, документально подтвержденный расход, а также остаток, сумма которого возвращается в кассу.

Поступление денег в кассу из любого другого источника (по прочим операциям), корреспондирующий счет может быть любым.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО - 2) (рис. 3.15).

Основными направлениями выбытия денежных средств являются: сдача остатка денежных средств сверх установленного лимита в банк с зачислением на расчетный счет; оплата за поступившие материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы; выдача под отчет на командировочные и хозяйственные расходы; выплата пособий социального характера; выплата материального поощрения и материальной помощи.

Кассовый документ из двух частей: непосредственно самого приходного ордера и отрывной квитанции к нему. Последняя выдается лицу, которое вносит деньги в кассу, в подтверждение принятия от него этих денег.

Расходный кассовый ордер заполняется в одном экземпляре. Он состоит из двух составляющих: «распорядительная» часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием, «оправдательная» часть служит распиской в получении денежных средств лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера.